Özet tablo, özünde verileri çıkarmanın ve okunabilir bir biçimde sunmanın bir yoludur. Pivot tablolar, verileri sorgulamanın ve ham veriler değiştiğinde yenilenebilecek bilgi tabloları oluşturmanın harika bir yoludur!
Çalışma örneği: aşağıdakileri gösteren bir tabloya ihtiyacınız var:
- Toplamda kaç pozisyonunuz (Gerçek FTE) var
- Pozisyon Başlığına göre ayrılmış
- İstihdam Durumuna göre ayrılmış (Müsait/Geçici/Gündelik)
Ham verilere sahip olduğunuzda, ham verileriniz üzerinde pivot tablo oluşturursunuz:
- Araç çubuğundan seçin Veri > Özet Tablo ve Özet Grafik Raporu…
- Sonrakine tıkla
- Pivot tabloya dahil etmek istediğiniz verilerin aşağıdaki tabloda vurgulandığını kontrol edin. Menzil
- Sonrakine tıkla
- Pivot tablonuzun yeni bir çalışma sayfasında (sekmede) görünmesini istiyorsanız, bitir'i tıklayın. Aksi takdirde, aynı çalışma sayfasında (yani - verilerin altında) görünmesini istiyorsanız, Mevcut çalışma sayfasına tıklayın ve verilerden sonraki ilk hücreyi seçin ve ardından bitir'e tıklayın.
Pivot tablo iskeleti görünmelidir.
Pivot Tablo Alan Listesi (yukarıda sağda gösterilmektedir) görüntülenmiyorsa, onu açmanız gerekir:
- Araç çubuğunu sağ tıklayın (aşağıdaki karenin herhangi bir yerinde):
- Seçme Pivot tablo.
- Tıklamak Alan Listesini Göster
- Alanlar şimdi görüntüde olmalıdır ve kutuyu yerinde kilitlemek için sağa sürükleyebilirsiniz.
- Aşağıdaki alanları alanlara sürükleyin:GİZLİ FİLTRE ALANI: Hiçbiri
KOLON AYIRICI ALANI: Pozisyon Türü
SIRA AYIRICI ALANI: Görev Ünvanı
TEMEL VERİ ALANI: Gerçek FTE
- Temel alanı bir toplam olarak değiştirmek için, alana sağ tıklayın (aşağıda daire içine alınmıştır):
Seçme Alan Ayarları…
Seçme toplam.
Tıklamak Sayı…
Seçme Sayı ve 2 ondalık basamak ardından Tamam'ı tıklayın.
Veriler ondalık sayılara çevrilmiş olmalıdır.
- Konum Türü sütunlarını yeniden sıralamak için: Günlük > Sırala > Sona Taşı'yı sağ tıklayın
Artık kalıcı, Geçici, Gündelik sırasına göre sütunlarla bitmiş tablonuz var.
 |  |
Bir sonraki adım, tabloyu oluşturmak için ihtiyacınız olan alanları tablo alanlarına sürüklemektir. Pivot tablo yapısı aşağıdaki gibidir:
Alanların tipik kullanımı:
GİZLİ FİLTRE ALANI: Yeniden finanse edilen pozisyonlar filtresi
KOLON AYIRICI ALANI: Pozisyon Türü, İstihdam Türü, İstihdam Esası, Sınıflandırma
SIRA AYIRICI ALANI: Kuruluş Birimleri, Konumlar, Pozisyon Unvanları
TEMEL VERİ ALANI: Personel Sayısı, FTE'ler
Pivot tablo şöyle görünmelidir:
Temel verilerin varsayılan olarak "Gerçek FTE Sayısı" olduğuna dikkat edin. Bu, her pozisyonun FTE değerinden bağımsız olarak 1 olarak sayıldığı anlamına gelir. Temel alan Personel Sayısı olsaydı, bu doğru olurdu (tüm değerler 1 olacağından), ancak bu FTE değerleridir ve bir sayı değil bir toplamı gerektirirler.
Bu iki öğreticide (iki bölüm), pivot tablolarla ilgili birkaç harika ipucu öğreneceksiniz:
1) Boş değerleri sıfırlarla doldurmak için:Temel veri alanını sağ tıklayın (aşağıda daire içine alınmıştır)
Seçme Tablo Seçenekleri… Boş hücrelere 0 yazın, göster (aşağıda daire içine alınmıştır)
Tamam'ı tıklayın.
Pivot tablo şimdi boşlukları sıfırlarla değiştirmeliydi.
2) Toplamlar sütununu gizlemek için:
Temel veri alanını sağ tıklayın (yukarıda gösterilen “Gerçek FTE Toplamı”)
Seçme Tablo Seçenekleri… İşareti kaldırın Satırlar için Genel Toplam (aşağıda daire içine alınmış)
Toplamlar sütunu şimdi kaldırılmış olmalıdır.
3) Pivot tabloya gizli bir filtre eklemek için:Filtreyi içeren alanı gizli veri filtresi alanına sürükleyin (ör. - Kuruluş birimi düzeyi 04)
Kuruluş birimi filtresini seçmek için aşağı oku tıklayın. Gerekli filtreyi seçin (yani - Spor ve Rekreasyon)
Pivot tablo artık yalnızca Org birimi seviyesi 04, Sport And Recreation'daki konumları gösteriyor.
4) Sadece seçilen pozisyon başlıklarını göstermek için:
seçmek için aşağı oka tıklayın. Görev Ünvanı filtre
Seçimi kolaylaştırmak için listeyi dışa doğru sürükleyin, böylece daha fazla konum görünür olur
Listede çok sayıda değer varsa ve yalnızca birkaçını istiyorsanız, işaretini kaldırarak başlayın. Hepsini Göster ↓ (aşağıda gösterilmiştir) tüm değerlerin seçimini kaldırmak için
Tabloda göstermek istediğiniz pozisyonları seçin. (yani - Sporcular ve Yöneticiler)
Tamam'ı tıklayın
Pivot tablo artık yalnızca Sporcular ve Yöneticileri içermelidir.
5) Her pozisyon için pozisyon tipi yüzdelerini göstermek için:
Temel veri alanını sağ tıklayın (bu durumda “Gerçek FTE Toplamı”)
Seçme Alan Ayarları…
Tıklamak Seçenekler > >
Seçme satırın %'si için Verileri şu şekilde göster:
Tamam'ı tıklayın.
Not: Bu listede ayrıca seçenekler var % sütunun ve % Toplam ikincisi çok kullanışlıdır.
Pivot tablo şimdi yüzdeleri gösteriyor ancak konumu olmayan satırlar için hata değerleri olabilir (sıfıra bölemeyeceğiniz için!).
6) Pivot tablodan hataları kaldırmak için:Temel veri alanını sağ tıklayın (bu durumda “Gerçek FTE Toplamı”)
Seçme Tablo Seçenekleri…
Girmek 0 içinde Hata değerleri için şunu göster kutu
Tamam'ı tıklayın.
Tüm hatalar şimdi sıfırlarla değiştirilmelidir.
